首 页 资料的搜集与整理
- 总结第一轮修志的经验，其中很重要的一条，就是要努力做好资料工作。概括地说，资料是修志的基础，是志书的生命。资料工作做得好不好，关系到志书质量的高低，关系到修志的成功与失败。第一轮修志是这样，第二轮修志也是这样，将来也是这样。对资料工作的重要性，怎么说也不为多，怎么说也不为过。
下面，来讲一讲编纂第二轮志书的资料工作问题。分六点来讲：一是资料的重要性，二是资料的科学性，三是资料的搜集，四是资料的整理，五是资料的核实，六是编纂第二轮志书资料工作要注意的几个问题。
一、资料的重要性
资料是什么? 资料是客观事物各种现象的记录，是为某种需要而搜集或编写的材料，是客观情况的具体体现。马克思有一句名言：“研究必须详细地占有材料?！泵蠖蛩担骸爸挥懈芯醯牟牧鲜址岣?不是零碎不全)和合乎实际(不是错觉)，才能根据这样的材料造出正确的概念和理论来?！卑凑毡缰のㄎ锫鄣脑?，调查研究，占有资料，是认识世界和改造世界的重要条件。
编修地方志是中国的优良传统，历经两千多年而不衰。历代的旧志有什么价值?它的价值就在于为后人提供和保存了大量珍贵的历史资料。现在，全国保存有旧志8 000多种，这都是无价之宝。在前人修志中，许多方志学家都强调资料的重要。清代章学诚提出，志书“期明事实，非尚文辞”；近代梁启超认为，方志之著述“其最主要之工作，在调查事实，搜集资料。”黎锦熙则说：“凡欲纂著一书，必先搜集资料?！蔽庾诖纫菜担骸敖裥薹街居ψ⒁獯⒈阜街咀柿?。”当然，前人修志与现在修志不可同日而语，但他们重视搜集资料，却是值得借鉴的。现在编修社会主义新方志，是对旧志的继承和发展，对资料的重要性应该有更充分、更深刻的认识，并把它转化为实际行动，自觉地把资料工作做好。
资料的重要性，可以从三个方面去认识：
1．资料的重要性是由志书的性质决定的
性质是指事物所具有的本质、特点。那么，新编地方志是一部什么样的书?它的本质、特点是什么? 这是每个修志工作者都必须明确的根本问题?；卮鹩Ω檬牵盒卤嗟胤街臼强蒲У淖柿鲜?，资料性是地方志的最大特点和本质属性。
胡乔木同志在全国地方志第一次工作会议上说：“地方志是严肃的、科学的资料书”，“是一部朴实的、严谨的、科学的资料汇集”。
李铁映同志在全国地方志第二次工作会议上说：“志书是一种特殊的史书，是‘官修’的地情书，也是继往开来，服务当代，垂鉴后世，有独特历史文化学术价值的国情书?！?nbsp;他1999年9月在中国地方志指导小组二届六次会议上还指出：“志书是全面、系统地反映地情、国情的资料库?！?
这说明，地方志是科学的资料书。
对于志书的特性，有许多的说法，如地域性、综合性、著述性、时代性、思想性、科学性、边缘性、实用性等等。这些说法，尽管各有道理，但都没有抓住根本，没有反映本质。有一篇文章说：“资料性不能概括方志本质”，“方志是以记述地情为任务的，其本质属性是地域性”。不管什么性，都离不开资料。即使是“地域性”，如果没有“记述地情”的资料，又怎么能算是地方志呢? 所以，资料性是地方志最大的特性，是最本质的属性。
当然，地方志也是一种著述，地方志的资料具有著述性，所以，完整的说法应该是：地方志是记述一个地方自然和社会各个方面历史与现状的资料性著述。
有的同志主张，志书可以用散文的笔调或者其他手法来写，这种观点是不能苟同的。志书还是要坚持姓“志”，它不是散文，不是小说，不是史学论述，也不是教科书。写散文可以大量描写，抒发感情；写小说可以胡思乱想，任意虚构；教科书可以写定义，讲道理。志书如果也这样，离开资料，随意发挥，那就不成其为志书了。志书靠的是资料，写的是资料，提供的也是资料，它的价值全在于资料。正像梁启超说的：“方志价值就在于它的资料性”，“方志之著述，非如哲学家、文学家之可以闭户瞑目骋其理志而遂有创获也”。所以说，资料性是地方志的最大特点和本质属性，这个性质决定了资料的重要。
2．资料的重要性是由志书的功能决定的
功能，即功用和能力，也就是功效和作用。古人说：地方志是“辅治之书”，“治天下者以史为鉴，治郡国者以志为鉴”。这都是说志书的功能。第一轮修志开始，有人提出，志书的功能是资治、教化、备查。后来，把备查改为存史。中国第一轮修志事业的领导者、组织者和方志学理论重要奠基人之一的董一博同志，1985年在一次学术报告会曾以“论方志的五大作用”为题，作了详细的论述，他指出方志的五大作用是：①为建设中国式的社会主义中华人民共和国提供史情、现情，作为最优方案的决策信息；②为体现经验教训，反映客观规律，提供借鉴与规戒；③为一代一方的文化科技水平和历史、现实百科之业立里程碑；④为爱国主义和共产主义教育提供乡土教材；⑤为一代一方的自然、社会、人文以及百科之书的历史、现实建立起资料总库。他说：“总括以上五点是信息、借鉴、里程碑、乡土教材及资料总库。再综合起来，不外‘资政、教育、存史’六个字。这是编修地方志的目的，也是它应发挥的历史作用和现实作用?！?
对于志书的功能，长期以来，概括为“资治、教化、存史”，后来，更多的提法是“资政、教育、存史”。但也有的同志提出，“六字”功能还不够全面，还有对海外进行宣传，增进与海外侨胞、港澳台胞的感情，以及提供科学研究等。这些意见当然也是正确的。
江泽民同志说：“编纂社会主义新方志是两个文明建设的组成部分，是社会主义文化建设的系统工程，是承上启下，继往开来，服务当代，有益后世的千秋大业。”他还说：“新的地方志，是对广大市民，特别是对青年一代，进行坚持四项基本原则教育，进行爱国主义、社会主义和革命传统教育的现实的、生动的、亲切的、富有说服力的教材?！闭舛杂谥臼榈墓δ芙驳煤芮宄?。总之，志书具有“资政、教育、存史”的功能，人们修志的目的，是要实现这些功能，发挥它的作用，为改革开放和社会主义现代化建设服务。
在总结第一轮修志工作的时候，许多地方都列举了大量的具体事例，充分说明志书的功能与作用?！吨泄胤街尽?000年增刊发表了诸葛计同志写的《新编地方志资源开发与利用集例》，共列举了14个题目：（1）、为各级领导决策作参考；（2）、为开发地方资源提供线索；（3）、为招商引资、发展经济牵线搭桥；（4）、为申报项目作贡献；（5）、为城市布局和工程设置、选址、建设出谋献策；（6）、为防灾、抗灾、救灾服务；（7）、促进环境治理，?；ど胶?；（8）、为落实政策，解决历史疑难问题提供资料；（9）、提供爱国主义、革命传统和乡土教育的教材；（10）、联系海外侨胞、港澳台胞的感情，推动中华人民共和国统一；（11）、联系乡友，增进乡情，开发人才资源；（12）、沟通中外联系，增进友好往来；（13）、推动科学研究工作；（14）、社会各界人士与方志。各个题目都选了具体事例，说明志书的功能和作用。
志书的功能与作用，是通过资料去体现、去发挥的，它不是直接提供什么方案和意见，不是做出什么现成的答案和结论，而是通过资料，为社会应用，使人们认识地情，用它来为社会主义建设服务。没有资料，就谈不上志书的功能；资料不足，志书的功能就要受到削弱。所以说，志书的功能，决定了志书资料的重要性。
3．资料的重要性是由志书的质量要求决定的
新编地方志不是一般的书，而是具有社会功能的重要的书；它不是一时的书，而是流传后代、影响深远的传世之书；它不是个人出的书，而是由政府主持编修的“官书”，具有很大的权威性。因此，必须讲究质量。志书的质量，是志书的生命，是志书的灵魂。提高志书质量，确保志书质量，是修志工作的出发点和归宿。
对于志书的质量，从第一轮修志开始，就提出了明确的要求。《新编地方志工作暂行规定》指出：新志编纂的规划和实施，应当根据“积极稳妥、留有余地、保证质量的方针”。在1986年12月召开的全国地方志第一次工作会议上，胡乔木同志提出：“我希望我们这一代出版的地方志都是比较够格的。”曾三同志则要求：“一定要注意保证质量的问题，要树立质量第一的思想?！笨梢运担灾柿课侍?，修志一开始，思想就是明确的，要求也是很高的。从那以后，历次的工作会议，领导人的报告讲话，颁发的文件通知，都强调要保证志书的质量。乔晓光同志1987年还专门写了一首《修志歌》：“万代千秋业，精修写绘篇，唯实生命线，质量最为先?！笔改昀?，人们兢兢业业，如履薄冰，如临深渊，严肃慎重地对待质量问题，并采取一系列措施，狠抓质量的落实。第一轮编纂的志书，尽管存在这样那样的问题和不足，但从整体看，质量还是可以的，有些志书质量还比较高。
志书质量的标准是一个整体的概念，是一个总体的要求，它表现在各个方面，贯穿于修志的全过程。第一轮修志，普遍认为，志书的质量标准是：观点正确，资料翔实，体例完备，特点鲜明，文风端正，注意涉外和保密。大家一直是按这个要求来指导工作，并对志书进行审查验收的。1997年5月通过的《关于地方志编纂工作的规定》指出：“编纂地方志要加强调查研究，掌握翔实的资料，力求观点鲜明正确，材料真实可靠，体例完备严谨，篇目结构合理，内容充实深刻，段落层次清楚，审校严格认真，从多方面采取措施，保证志书质量?！闭飧龉娑?，对志书质量的要求就更加明确、更加具体了。
志书质量的各项要求，是互相联系、缺一不可的。任何一个方面不合格，都会影响志书的整体质量。一部志书，如果观点不当，甚至造成严重的政治性错误，试想这样的志书还谈得上高质量吗? 一部志书，如果篇目结构不合理，逻辑混乱，杂乱无章，缺乏科学性，这样的志书能算得上高质量吗? 一部志书，如果文字功底很差，词不达意，语言啰嗦，令人读不下去，这样的志书还称得上高质量吗?所以，志书的质量是一个整体性的质量，只有各个方面都符合质量要求，才能达到一部志书整体的高质量。
但是，应该强调，志书的质量要求中，资料的质量是最基础的质量，是最重要的质量，是最根本的质量。离开了资料，或者资料不真实，志书的质量就无从谈起。观点再正确，资料达不到要求，也是空洞无物，价值不大；篇目结构再好，资料达不到要求，也只是“金玉其外，败絮其中”，徒具形式，虚有其表；文字功夫再好，资料达不到要求，哪怕是字字珠玑，言言锦绣，也是华而不实，哗众取宠，无济于事。志书所有的质量标准，都要通过资料来体现，没有资料，“皮之不存，毛将焉附”? 就像一座高楼大厦那样，设计很新颖，外表很美观，装修摆设也很豪华，但如果钢筋不合格，水泥不达标，施工掺杂使假，偷工减料，很可能是一项“豆腐渣”工程，说不定什么时候就会倒塌。所以说，资料是志书质量的基础，有资料才有质量；资料好，质量才能好。志书的质量要求，决定了资料的重要性。
二、资料的科学性
资料是重要的，但对志书的资料是有要求的，这个要求就是资料要具有科学性。
胡乔木同志说：“地方志的价值，在于它提供科学的资料?！痹驹谔傅街臼榈目蒲允敝赋觯骸笆紫缺硐衷谒加械淖柿系南枋怠⑾低澈妥既飞厦?，这是一部好的地方志必不可少的基础?！薄豆赜诘胤街颈嘧牍ぷ鞯墓娑ā分赋觯盒卤嗟胤街疽叭嬲媸档胤从车钡刈匀缓蜕缁岬睦酚胂肿?，为改革开放和社会主义现代化建设服务”。这些，都是对资料科学性的概括和要求。这就是说，志书的资料，不是零星琐碎、残缺不全的资料，而是全面的、系统的、丰富的资料；它不是鸡毛蒜皮、细枝末节的一般性资料，而是重要的、有代表性的资料；它不是信手拈来、随意采用的资料，而是有选择的经过组织和处理的资料。这些资料，应该是宏观与微观相结合、全面与重点相结合、历史与现状相结合、一般与典型相结合的资料群；应该是经过调查考证真实可靠的资料；是经过“去粗取精，去伪存真”、有意义、有价值的资料；是经过编纂者精心编写、反复修改的著述性的资料。总之，资料的科学性，就是要实事求是地，用全面、系统、真实、准确的资料，来记述一个地方的真实面貌，反映事物的发展过程，体现事物发展的客观规律。
下面，具体谈谈资料的全面性、系统性和真实性。
1、资料的全面性
列宁说：“要真正的认识对象，就必须把握和研究它的一切方面?！泵蠖担骸把芯课侍猓纱鞴坌浴⑵嫘院捅砻嫘浴?，“所谓片面性，就是不知道全面地看问题”。他在《矛盾论》中谈到片面性时，列举了种种表现，并指出，片面性是不能完成革命任务的，是不能做好工作的。
志书资料的全面性，主要表现在三个方面；
①．社会分工和科学分类，各个门类的主要资料必须齐全。一个地方的事物，包罗万象，要全面反映一个地方的情况，就必须按照社会分工和科学分类的要求，把这个地方的事物，科学地划分出门类，从自然到社会，从地理到经济、政治、军事、文化等，先划出第一个层次，再划出第二、第三个层次，把这个地方各个方面的情况都加以记载，这就是通常说的“横不缺项”。对一个行业或一项专业，也是如此。如果重大方面缺了漏了，这就是片面，就是不全面。当然，由于社会分工越来越细，部门越来越多，也不一定每个部门都要入志，而要从实际出发，根据资料的多少来确定。不要面面俱到，或照抄照搬别人的篇目。例如，有一个边远的山区县，1994年才设立外事办公室机构，第一轮修志的下限是1995年，外事工作资料不多，只有几行字，却作为一个“节”来记载，这就没有必要了，可留到下轮修志有内容、有资料以后再写。
②．按照各个分志或篇章的设立，构成该专业(行业、事业)主要因素的资料必须齐备。比如，在记载自然环境时，必须把构成自然环境要素的地质、地貌、气候、水文、土壤、资源、自然灾害等入志，这样，才能全面地反映自然环境的情况，使读者了解自然环境与当地人们社会活动、经济发展的关系，为开发资源、发挥优势、改造环境提供依据。又比如，记述农业，要有体制变革、生产条件、耕作制度、农业技艺、面积产量以及农业区划、经营管理等方面的资料，这才叫做全面。
③．在记载某一个事物时，要注意全面性，不能有片面性。任何事物，都是对立的统一，都是一分为二的。有生就有死，有光明就有黑暗，有成功就有失败。志书要注意既记成绩，也记失误；既记经验，也记教训；既记先进，也记落后；既记优势，也记劣势；既记优点，也记缺点；既记大好形势，也记困难和问题；既记事物的发展，又记人物的活动。这样才是全面。第一轮修志，针对有的地方存在“只报喜不报忧”的现象，人们反复强调要注意记载失误的问题，目的是要如实地反映客观事物，使人们正确认识历史，吸取教训，获得教益。当然，在记述失误和问题时，要恰如其分，分清主流和支流，并记述纠正失误的措施和结果，这也是全面性的要求。
2．资料的系统性
系统，是自成体系的组织，是相同或相类的事物按一定的秩序和内部联系组合而成的整体。中国著名科学家钱学森曾经说过：“系统是依据一定秩序相互联系的一组事物?！卑凑障低彻こ萄У墓鄣悖低呈怯上嗷プ饔煤拖嗷ヒ览档娜舾刹糠?要素)组成的，具有特定功能的有机整体。世界上任何一个客观事物都是以系统的形式存在着、发展着，一切都自成系统又互成系统，而且系统本身又是它所从属的一个大系统的组成部分。一部志书，包括自然社会的各个方面，是一个大的系统；自然社会的各个门类，又包括历史和现状，又分成为若干个子系统，它们相互联系、相互依存，互为作用，形成一个有机的整体。
志书资料的系统性，是指要有反映事物发展变化的资料，要有反映事物历史和现状的资料，要有反映事物相互联系、互为因果的资料，要有反映事物发展过程的完整的资料。对一个具体事件来说，资料的系统性，必须具备五个要素，即：时间，地点，事情发生的经过，当事人的情况，事件发展的结果。具备这五个要素，才是系统的资料，才是完整的资料，才能反映事物的全貌。
在第一轮修志中，有些志书存在一个问题，就是对某个事物(事业、行业)只注意横分门类，而忽视事物的内在联系，把一个完整的事物割裂开来，无头无尾，互不关联，只见局部，不见整体，只见树木，不见森林。例如，林业，横排门类后，记述森林资源、植树造林、森林?；?、木材经营、林副产品等，这都是必要的，但如果处理不好，往往看不出全貌，看不出发展变化，看不出多次乱砍滥伐森林的错误及严重后果。针对这个问题，中国地方志指导小组反复强调，要加强志书的整体性。后来，采取增设综述(概述和无题小序)的办法，记述事物发展的过程及其相互的关系和联系，以体现事物的整体性。事实证明，这种做法是正确的、必要的。当然，也要从实际出发，处理好概述和正文的关系，避免内容与文字的过多重复。
此外，有些志书忽视资料系统性的现象还表现在：一是没有历史的资料，即缺乏事物起始、发端的资料；二是没有阶段性的资料，即缺乏各个发展阶段的兴衰起伏、升降、转折的资料；三是没有现状的资料，即缺乏下限年的资料，使人看不到现在的情况。这种现象，在第二轮志书中应该注意防止。
3．资料的真实性
真实，是要符合客观事实，一就是一，二就是二，好就是好，坏就是坏，要绝对准确，避免差错。资料的真实性是资料的核心，资料的灵魂，也是志书的生命。真实的资料才能经得起社会的检验和历史的考验，才能在历史的长河中永远闪闪发光。
真实，是反映事物本质的真实，而不是反映事物非本质的真实。有时候，事实并不等于真实。例如，有一部县志稿，在记述“反瞒产运动”由于群众缺粮而饿死人时写道：“全县各地饿殍载道”，“活人挖死尸充食”。这种“吃人肉”的事，也可能是事实，但这是在特定历史条件下的个别现象，是一种愚昧、落后、野蛮、残忍、毫无人性的行为，它不代表本质的真实，这样的资料是不能入志的。
资料不真实，其后果是不堪设想的。在第一轮修志中，有一个省的史志刊物，因引用资料有错，把地下革命武装写成土匪武装，引起了重大纠纷，结果刊物被处理，主编也受了处分?；褂幸槐臼?，因为不能真实准确地反映历史情况，出版不久就被收回，不让发行。有一部县志，由于资料差错，也带来了严重的后果。这部志书，把解放初期中心县委书记的名字记错了，真正的书记没有名字，非常不满，发动了当年知情的一些老同志，联名给省区领导写信，提出抗议，要求改正重印，并说因此引起血压升高，心脏病发作，要求给予经济补偿。闹了很长时间，经过多方面工作才勉强平息。这个教训是深刻的。志书的资料如果差错严重，不能反映客观的真实面貌，这样的志书，用以资政，就会导致决策的错误；用以教育，就会谬种流传，误人子弟；留以存史，就会以讹传讹，贻害后人，而且还会引发矛盾和纠纷，造成恶劣的影响，其结果是：后患无穷。
三、资料的搜集
资料工作，首先是收集资料。根据某些省区同志对第一轮40部志书的调查统计，共搜集资料42 573万字，出版志书3 738万字，出版字数占资料字数8．78％，资料字数是出版字数的11．39倍，即100万字的志书，要有1 139万字的资料。所以，收集大量的资料是必须的。
1．搜集什么资料？
凡属一个地方或部门在志书断限内各个方面重要的、有价值的资料，都要收集。
资料的种类有主体资料、背景资料和考证资料。主体资料，就是事物本身的资料，是直接入志的资料，这是收集的重点。背景资料，是反映主体资料的时空背景，对事物的发生、发展、变化起重要作用的历史条件或现实环境的资料，如全国性的政策、文件、规定等，这些资料一般不入志或少入志?？贾ぷ柿?，是说明主体资料是否真实的资料，主要用于对某些有争议的或不明确的人和事的考证，这些资料一般不入志，有的也可入志，甚至可以几说并存。
就资料的来源来分，有文字资料、实物资料、口头资料和其他资料，其中文字资料占主导地位。
①文字资料，也叫文献资料，主要包括：一是档案。这是历史活动的原始记录，内容丰富，包涵面广，资料可靠，收藏集中。有现行的档案，有革命历史档案；单位有档案室，自治区、盟市、旗县有档案馆。这是修志搜集资料的主要来源和优良传统。二是图书。凡是有关各地区、各部门历史现状的重要内容的图书，都应该搜集查阅。三是报刊。现在报纸刊物很多，重要活动、重大事件都及时作了报道，这也是历史活动的记录，是修志资料的重要来源。此外，还有日记、笔记、函电、手稿、讲稿以及工商企业、学校团体的章程、条例及家谱、族谱等。
②实物资料，是指具有历史价值的历代实物，包括遗址、遗迹和文物两个方面。遗址是历史建筑物的所在地，遗迹是前人留下的具有历史意义的痕迹。文物有古代的传世文物和出土文物。此外，还有碑刻等。实物资料都很珍贵，也很可靠。
③口头资料，也叫口碑资料，也称“活”资料，这是保存在当事人或知情人的记忆中的资料，以及在群众中口头流传的资料，包括知情人的回忆录、民歌民谣、民间谚语、民间传说等，这些资料也要搜集，并加以考证核实。
④其他资料，包括绘制的图像、拍摄的照片、微缩胶卷、胶片和录音带、录像带、磁盘、光盘等，也是历史活动和社会现象的真实记录，也要注意搜集。
2．如何搜集资料？
①制订搜集资料提纲。收集资料提纲要根据志书的篇目来确定。在修志的步骤上，一般是先制订初步篇目，然后再搜集资料。搜集资料提纲与篇目是有区别的，如同搞一项建筑工程，篇目设计是框架，是设计的蓝图，是平面图；搜集资料提纲则是立体图，是建筑材料的采购计划和清单。志书的篇目一般分篇、章、节、目四级。“目”是搜集资料的基本单位，也叫单元实体。搜集资料提纲不是脱离篇目另搞一套，而是篇目对资料要求的具体化。篇目不是一开始就能完善的，而是要在修志过程中根据资料的情况不断修改、充实和完善。只有制订搜集资料提纲，搜集资料才有所依据，才能提高效率，避免盲目性和走弯路。
②进行学习培训。要组织修志人员进行学习，除了学习政治理论和修志的基础知识、提高修志人员的素质外，还要学习有关资料方面的知识，如目录学、档案学等。要熟悉篇目，了解搜集资料提纲的内容和要求，做到心中有数。
③广泛发动群众。方法可以多种多样：一是以政府或部门名义，发文件、出布告，列出搜集资料的内容和要求，号召机关、单位和个人提供资料；二是布置某些基层单位，包括工厂、企业、院校、乡镇或部门，写基层“志”或“简介”，为修志部门提供资料；三是印发调查表或调查提纲，发给基层单位填写；四是聘请业余采访员或资料员帮助搜集资料；五是特约某些知情人或掌握资料线索的人积极提供资料。
④查阅档案、图书和报刊。这是修志人员搜集资料的主战场，大量的时间、人力都要消耗在这里。先看单位内的档案，再到上级档案馆去查找。除了档案馆以外，还要跑图书室、图书馆，查看报纸，从中收集资料。
⑤采访知情人。方法一是请进来，举行小型座谈会；二是走出去，登门访问；三是约请有关当事人撰写回忆录。这一工作要有充分准备，要向知情人说明意图，做好思想工作，提出具体要求，争取有好的效果，避免盲目外跑，费时费力费钱又无所收获。
⑥进行实地调查或专题调查。实地调查主要是对遗址、遗迹、文物等进行考察，掌握第一手资料，求得资料的真实准确。同时，对某些社会关注的、具有重大意义的问题，以及某些风俗习惯、民歌民谣，或者新开发的名优特产品等，也可以进行实地考察或专题调查，写出符合实际的调查报告，扩大资料的来源，增加一些有价值的“活”的资料。例如，《宾阳县志》在“体制改革”中附了《杨村农业合作化的调查(摘要)》报告，全面反映了农业合作化的过程，具体记载了“放卫星”、“反瞒产”等错误及危害，弥补了志书正文的不足，具有很高的价值。
四、资料的整理
资料的整理，主要有三个环节：
1．建立资料卡片
大量的资料是靠一点一滴积累起来的，这一点一滴的积累要使用统一的资料卡片。如果用个人的笔记本抄写，就不利于保管，也不利于利用。第一轮修志初期，有的用个人笔记本去摘抄资料，回来锁在抽屉里，调动工作时也带走了，结果别人无法利用。如果随便用其他纸张抄写，也不整齐统一。至于资料卡片规格的大小、栏目的内容，在一个盟市旗县范围内应该统一。
资料卡片必须是一事一卡，即一件事记在一张卡片上，不要在一张卡片上记几件事情。这个“事”，一般是篇章节目的“目”，一张卡片只记一个“目”的事。资料卡片必须完整，要有摘抄的问题和内容；要写明资料的来源和出处，包括卷宗字号、文件名称、发文单位、时间或者书名、作者、版本、卷页数等；要忠于原文原意，不能断章取义；还要认真细致，核对清楚，保证准确无误。有些材料如需要复印，可将复印件附在资料卡上或贴在资料卡后面。
2．进行编号归类
把许许多多的卡片，按照篇章节目放在卷宗里，用代号进行编号。如这个资料属于第二篇第三章第五节第四目，则可编为2—3—5—4。这样，就编排有序，查找有据，便于保管，便于利用。
对资料卡片的整理，关键在于科学分类，否则就杂乱无章，难于利用。分类方法，可按时间分类，如清代的、民国的、中华人民共和国成立后的，或按一年一年的次序排放；也可以按内容来分类，如政治、经济、社会、自然环境，政治又分为党委、人大、政府，经济又分为农业、工业等；也可以按志书的篇目分类，即按篇章节目的内容和次序来分类。人们一般是按篇章节目来分类，这样更利于编写和查阅。
3．搞好资料长篇
当一部志书或其中某个篇章的资料基本收集齐全以后，把它综合起来，进行整理，汇集成册，这就叫资料汇编。由于资料汇编的涵义比较广，形式多种多样，所以，有人把第一轮修志叫资料长篇。这个长篇，是按照志书的篇目来汇辑的，是为编写志书作准备的，所谓“长”也是对成书的“短”而言的。
所谓资料长篇，就是将搜集到的许多原始资料，进行筛选、鉴定、编排和整理。它不是简单地把所有资料卡片都重抄一遍，费时、费力也费钱；也不是简单地把所有资料卡片汇集在一起就算了事，而是要做一番艰苦的工作。一是对资料进行筛选，通过排比，在同一问题的诸多资料中，去掉重复的、多余的、无必要的资料，确定可以入志的资料；二是对资料进行鉴别核实，“去粗取精，去伪存真”，选取真实可靠的资料入志；三是按篇目分类，按时序编排，注明资料出处，然后汇集成册。这是对资料长篇的一般要求，也还有其他的形式和更高的要求，有的单位对资料进行一定的加工，那当然就更好了。
对于搞资料长篇，有些同志有抵触思想，认为有资料卡片就行了，就可以编写了，搞资料长篇费时费力，没有必要。这种认识是片面的。搞资料长篇的好处很多：一是有利于对资料的检查验收?？醋柿鲜欠褚丫氡?，如有不足，则及时补救，使资料工作做得更加完善。二是有利于进行编写?！扒筛灸盐廾字丁?，虽然有了“米”，但茫茫资料大海，如果不搞资料长篇，巧妇也无从入手，难以编写；有了资料长篇，可以依据资料，使编写又快又好。三是有利于总纂和评审验收。一部志书，成于众人之手，编辑写出来之后，要经过主编总纂，还要经过评稿审稿，有了资料长篇，就有了依据，便于总纂和评审验收时修改补充和核实。四是有利于资料的保存和利用。用于入志的资料只占一部分，搞资料长篇，可以保留更多的、具有价值的资料，可以提供更广泛的应用，可以从中制造出更多的“副产品”。所以，搞资料长篇，是搜集资料的最后一道工序，是一项基础性的工作，是修志的一个重要环节，也是确保志书质量、充分发挥资料作用的一项重要措施。第二轮志书应该坚持这个做法，把资料长篇搞好。
五、资料的核实
资料的核实也就是资料的鉴别考证，这是保证资料真实可靠、提高志书质量的一项重要工作。
尽管人们反复强调要核实资料，避免差错，但一些志书仍然存在这样那样的差错和问题。有地把建置年代和隶属关系搞错，有地把重大事件的史实搞错，有地把时间地点搞错，有地把姓名职务搞错，有地把专业名词搞错，有地把百分比、百分点搞错，有地把党中央、国务院的文件搞错，尤其是数字差错较多，前后不一，文表不一，互相矛盾，这种所谓“硬伤”的现象比较普遍。
造成资料差错的原因是多方面的，一是由于资料来源广、数量大、渠道多，同一事物往往说法不一；二是由于修志人员众多，各自采集资料，使用时同一资料各不相同；三是由历史条件的限制而使资料失实，如中华人民共和国成立前的某些资料，由于阶级立场不同，有的人隐恶溢美，颠倒是非；中华人民共和国成立后特别是“大跃进”年代，由于“左”的错误思想影响，有些资料“水分”很多；有的人谎报所谓政绩，弄虚作假，“数字出官”，使资料失实；四是由于年代久远，某些当事人记忆不准，而导致资料的失真等等。当然，这都是客观原因。主观原因是思想重视不够，工作做得不到家。人们应该从主观上、从思想上、工作上找原因，在第二轮志书中正视和解决这些问题，力求把差错消灭在出书之前，或者减少到最低限度。
如何做好资料的鉴别考证工作，前人的经验主要有书证、物证、人证、理证几种。书证，就是把同一问题的不同资料，进行比较对照，以确定准确的资料；物证，就是用实物来订正文献资料的可靠性；人证，就是用活的资料来验证文献资料的准确性；理证，就是用逻辑推理的方法来论证资料的正误。这些方法，都是可行的，要继续采用。对每一条资料，都要弄清来龙去脉，找到真凭实据。如果能把书证、物证、人证、理证结合起来，进行综合分析，综合考证，那就更有把握了。同样结合起来，进行综合分析，如果没有书证、物证、人证，推理又经不起推敲，这个资料就可能不是真实的。这里举一个例子：1979年版的《辞?！?，在“都安瑶族自治县”的词条中有“元设都阳县”的记载。对于这一史料，县志办的同志感到，一是在都安素无口碑流传，二是当地历代无任何资料可证，三是当地无遗址可考。于是，他们进行反复调查，原来明嘉靖年间都安有个都阳，与元代平果县的“都阳”同名，两地相隔不远。后来都安县的都阳设土巡检司，巡检是都阳人，把平果县的都阳移用于都安县的都阳，就这样，时间搞错了，都安的都阳是明代才有，而不是元代；名称也搞错了，都阳从未设过县。他们写信向《辞?！繁嗉糠从常蟠鸶矗壕槭妨?，“元设都阳县系误记”。都安县志办这种认真考证资料、敢于推翻历史结论的精神，是值得大家学习的。
核实资料的工作，要贯穿于修志的全过程。从开始搜集资料，就要注意发现问题，弄清真伪；在整理资料过程中，要作进一步的鉴别和考证；进入编写阶段，对重要的资料要边写边核，核完再写，不留疑问；评稿时，要请行政领导、专家、学者、各方人士对资料的准确与否全面提出评议和订正；审稿时要认真审核，严格把关；最后的校对，更不能松劲和麻痹。有时候，三?；够岢鱿忠恍┎畲?。丝毫的差错，就会造成很大的遗憾!
根据第一轮修志的经验，在核实资料工作中，应该掌握这样几条：
①有的资料，来自几个部门，说法不一。对这种情况，一般应以主管部门、权威部门的资料为准。如统计数字，有业务部门的统计，有统计部门的统计，一般应以统计部门公开使用的数字为准。属党史方面的，以党史研究室的资料为准；属道路建设的，以交通部门的资料为准。重要的、又没有把握的问题，可请主管部门帮助核实，以核实后的正确结论为准。
②有的资料，虽来自同一部门，但有新的有旧的，新旧不一，前后矛盾。对这种情况，一般应以新的资料为准。因为新的资料已经过对旧资料的调整核实，更符合实际。比如一些统计数字，在次年1月的政府工作报告中就使用并登了报，但到下半年统计部门正式出版的统计年鉴或公报的数字，就可能不一样，这当然应当以后者为准。
③对同一资料有多种不同的记述，而又无法作出肯定结论的，可采取“多说并存”的办法。这样记，理由比较充分。但同时，我们也注明当代图书有多种不同的记述。这样，既使读者容易接受和理解，也有利人们进行研究考证。
④对一些重要的历史事实，要追寻原始资料，查找可靠依据，避免以讹传讹。
⑤引用党中央文件及党中央的方针政策，一定要与原文对照核准，绝对不能任意编写，发生差错。很多志稿，不认真校对，往往把党中央文件的标题搞错。
⑥属专业方面的资料，要请有关业务部门的行家认真审验，避免出现常识性和专业性的错误。
⑦对在世名人的经历或评价及使用他们撰写的重要资料，要认真核对，并送经当事人审定。
⑧对一部志书在概述、大事记和各篇章中多次出现的数字和资料，要有专人负责，互相查对，认真核实，统一使用，避免前后不一，互相矛盾。有的地方在总纂和审稿中组织专门小组，对各项数字进行审核，效果很好。
六、编纂第二轮志书资料工作要注意的几个问题
怎样做好第二轮志书的资料工作，除了以上讲的以外，还要注意几个问题：
1．在思想上，要防止和克服认为续志资料工作很简单、很容易的麻痹思想，充分认识资料工作的重要，始终把做好资料工作放在首要地位。
续志与第一轮修志有许多不同的情况，主要的是时间跨度不同，第一轮修志，时间跨越清代和民国时期，长达百余年或数百年。而续志的时间跨度一般为20年左右。在这样的情况下，有的同志认为，续志的资料工作比第一轮修志要简单得多、容易得多，而且档案齐全，又有年鉴，资料好找，因而产生麻痹思想，这对做好资料工作是很不利的。
应当肯定，由于续志的时间跨度不长，续志资料的分量会少一些，收集资料范围会小一些，资料工作的任务相对要轻一些。但是，也要看到资料工作存在难度的一面：一是随着改革的深入，市场经济体制的建立，政府职能的调整，机构设置的变化，都会给搜集资料带来困难。过去政府实行统一的计划管理，发一份文件，开一个会议，发一些报表，就可以很快把资料搜集起来，政府有相当一部分权力下放给企业，行政管理的约束力明显减弱，要搜集资料就没有那么容易了。过去有些是行政单位，现在改为公司，有的机构一分为几，有的几个合一，城市的经济呈现多元化、多样化，经济单位更加分散、更加相互交错。这些都给搜集资料增加了困难。例如，经委系统，过去与现在就不一样。又如，精神文明建设是齐抓共管，搜集资料就比较困难。二是现在报纸多了，还有年鉴，这是收集资料的有利方面，但也要看到，有的时候，有些内容比较空、比较粗：讲好话、套话多，讲缺点问题少；有的只有综合情况和数字，缺少具体材料和典型事例，真正要使资料达到要求，还要做许多工作。三是从修志队伍看，有很多是新手，对资料工作不熟悉，一切从头开始；有些同志虽然参加第一轮修志，但续志还会出现许多新情况、新问题，需要继续学习和实践，才能把资料工作做好。
总之，续志的资料工作比第一轮修志是要容易一些，但并不是很简单、很容易，并不是轻而易举就可以搞好。绝不能轻视，绝不能麻痹。要坚持实事求是的志德，充分认识资料工作的重要，把资料工作放在第一位，以对历史负责、对人民负责、对子孙后代负责的精神，踏踏实实，一丝不苟，尽心尽力，按照质量要求把资料工作做好。
2．在内容上，要吸取第一轮的经验教训，突出时代特点，使志书的资料更加丰满、更有特色
根据第一轮修志存在的问题及地方志要突出时代特点的要求，续志的资料工作在内容上需要注意如下几点；
①突出改革开放的内容，充实改革开放的资料。第一轮的志书，对改革开放的记载是不够的。普遍存在着内容单薄，缺乏深度。这主要由于改革开放的时间不长所致。现在情况不同了，人们所处的时代，是改革开放的时代，改革开放是建设有中国特色社会主义两个基本点之一，是富民强国必走之路。只有改革开放，才有活力，才能发展，才有希望。社会主义的改革，是全面的改革，深入的改革。有经济体制的改革，有政治体制的改革；有农业经济体制改革，有工业领域、流通领域的体制改革；有民主、法制的改革，人事制度的改革；有科学、教育、文化的改革，有住房、医疗、社会保障制度的改革等。所以，第二轮志书必须抓住这个问题，广泛地、深入地收集改革开放的资料，各项改革都要有内容、有措施、有结果，用具体的资料说话，使志书能充分反映这个伟大的时代。
②突出精神文明建设的内容，充实精神文明建设的资料。社会主义精神文明是社会主义的重要特征，是社会主义的重要目标和重要保证。党中央和邓小平同志一再强调物质文明和精神文明要一起抓，不抓精神文明建设，物质文明建设就要受破坏，走弯路；不抓精神文明建设，就不可能建成社会主义。第一轮的志书，由于党中央提出精神文明建设时间不长，资料不多，所以记载得不够，这是可以理解的。现在，精神文明建设已经深入人心，成为社会主义的伟大实践，特别是在政治思想教育和精神文明的创建活动方面，创造了丰富的经验，作出了显著的成绩，对改革开放和社会主义现代化建设起到了积极的促进作用。如果第二轮志书仍然忽视精神文明建设记载，缺乏精神文明建设的资料，那就不对了，那将会造成莫大的历史遗憾。
③突出人物入志的内容，充实人物入志的资料。历代旧志是重人文轻经济的，旧志对人物的记述分量很大。第二轮修志时，应该加强人物入志的内容，增加人物入志的总分量，以事系人，写好人物传记或简介，充实人物入志的资料。
④注意对失误和问题的记载，充实有关工作中失误和问题的资料。社会主义是一个实践探索的过程，党和政府在领导工作中，成绩是主要的，发展是主要的，但总会有这样那样的问题，会出现失误和挫折。邓小平同志说：“过去的成功是我们的财富，过去的错误也是我们的财富?！比缡导窃毓ぷ髦械氖蠛臀侍?，是全面反映历史客观面貌的需要，也是人们正确认识历史、吸取历史经验教训的需要。第一轮修志，对这个问题经常讲、反复讲，特别是对“大跃进”、“文化大革命”这样严重的“左”的错误，要求如实地记载。许多地方是做得比较好的，但有的地方做得不够。有的志书只记成绩，不记失误；只记大好形势，不记存在问题；或者对失误和问题轻描淡写，几笔带过，缺乏情节，未能反映严重的后果。这种现象，在第二轮修志时应该防止和纠正。应该看到，改革开放和社会主义现代化建设成绩是主要的，但也存在这样那样的问题，如，农村提留过多，农民负担重，有些地方温饱问题仍未解决；职工下岗多，社会保障跟不上，有的地方发不出工资，职工生活困难；有些企业，国有资金流失，国家资产化公为私，富了少数人，穷了大多数；有的金融部门人情贷款，行政干扰，以致出现呆账、滞账；有的地方盲目开发，重复建设，搞泡沫经济；有的地方官员腐败严重，以权谋私，权钱交易，官商勾结，任人唯亲，买官卖官；有的地方用公款请客送礼，大吃大喝，挥霍浪费；有的地方黄、赌、毒、卖淫嫖娼泛滥，黑恶势力横行，社会治安状况不好等等。这些问题，虽然是支流，各地情况也不尽相同，但必须引起重视，不应该回避，不能采取虚无主义，应如实记载。当然，记载时，要有分寸，要有重点，要讲事实，不夸张。只有把这个问题解决好，志书才有价值。什么都是一帆风顺，一片光明，没有缺点和问题，那是不科学的，不可信的。
⑤防止和克服资料的一般化，注意搜集和使用典型资料。第一轮的志书，有些忽视这个问题，在记述某个事物时，只有过程，没有情节；只有数字，没有内容；只有综合性的资料，没有具体的资料；只有一般化的资料，没有典型生动的事例。这样，就缺乏可读性，削弱了志书的功能，降低了志书的价值。所谓典型，是指在同类中最具有代表性的人或事物。用典型说明问题，是人们认识事物的重要方法；用先进典型教育人民，是提高群众觉悟、推动社会前进的有效措施和巨大力量。志书要注意选取具有普遍意义的、有代表性的、能反映事物本质的事例来作典型，充实典型资料，以增强志书的可读性，提高志书的质量。
3．在方法上，要积极创造条件，利用先进技术，让资料工作更好地为修志服务、为社会服务
第一轮修志，基本上是老办法，靠手工操作，“一把剪刀一把尺，一瓶浆糊一支笔”，一个字一个字、一张卡一张卡地搞资料，然后在纸上修改付印。现在，已经进入二十一世纪，这是科技发达的信息时代，电脑逐渐普及，连幼儿园小朋友也在玩电脑。有的地方，已经将传统的人工收集、整理资料的方式，转变为利用先进的计算机技术、网络通讯技术来采集、整理、分类、合成和储存资料。山东、黑龙江、吉林、广东、四川等省志办都建立了省情资料库或省情信息库，把各种资料储存在电脑中，并通过互联网传递、交流和利用。查询和利用省情，只要点一下鼠标就可以做到。有的地方实现了办公自动化，从手写到用计算机来写稿、改稿，对下面交来的“磁盘稿”、“电子邮件稿”直接进行修改编排，告别了纸笔，节省了时间，提高了效率，实现了编纂手段的革命。
应该认识到，资料是一种信息资源，是一种信息载体，是一种无形的宝贵财富。地方志系统，掌握着大量的、丰富的资料，做好资料工作，实现资料工作的电脑化、现代化，这不仅是提高资料工作的效率问题，不仅是出一部志书的问题，也不仅是一个地方、一个部门的问题，而是可以把资料投入市场，通过网络，实现与外地、外省、外国远程交流，广泛应用，充分发挥信息资源的作用，其意义是深远的，其价值是难以估量的。这是地方志工作的优势所在，资料工作也是大有作为的。
各地情况不同，实现资料工作电脑化、现代化，需要有一个过程。有些盟市旗县志办公室，已经购置和使用电脑，虽然还不能代替手工全面进行资料的收集和整理，但已经在工作中有所作为，初步显示了它的巨大能量和先进作用。有的志办，几部电脑，可以内部联网，资料共享，在电脑上写稿改稿。大家要向这些先进单位学习。要积极争取领导重视和支持，适时增添电脑设备，改善工作条件；同时，要努力学习先进技术，从电脑盲过渡到电脑通。逐步实现资料工作电脑化、现代化，实现修志工作编纂手段的革命，这是事业发展的需要，是时代的要求，是大家努力的方向。大家应该跟上时代的步伐，走在时代的前列，让资料工作更好地为修志服务，为社会服务！
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